In deel 2 van de Barre Tocht Instructiekaart worden de vijf basisvaardigheden van leidinggeven weergegeven. De kaart is bruikbaar bij instructie/training, zelfontwikkeling en het begeleiden van anderen.
Leiderschapsvaardigheden
Leiderschapsvaardigheden helpen je om invulling te geven aan jouw leiderschap. Je bent als leider aangesteld, het is dan ook van het grootste belang dat je door je medewerkers als zodanig wordt geaccepteerd. Dit kun je o.a. bereiken door:
- het goede voorbeeld zijn;
- gewenst gedrag stimuleren;
- belangstelling tonen en vertrouwen schenken;
- actief werken aan de vorming van een goed team;
- deskundig zijn b.t. vaktechnische zaken;
- stimulerend zijn bij de verdere ontwikkeling van je
Vijf basisvaardigheden
Effectiviteit van leiders neemt toe wanneer zij in staat zijn op een gestructureerde manier leiding te geven. Om invulling te geven aan een gestructureerde manier van leidinggeven dient een leidinggevende te beschikken over een aantal basisvaardigheden, deze zijn:
- Voorbereidingsvaardigheid.
- Uitvoeringsvaardigheid
- Evaluatieve/reflectieve vaardigheid
- Communicatieve vaardigheid
- Sociale vaardigheid
Uit het schema blijkt dat voorbereidings-, uitvoerings- en evaluatieve vaardigheden op communicatieve en sociaal vaardige wijze moet worden toegepast. Voor het juist toepassen van de communicatieve en sociale vaardigheden geldtdat ze eveneens moeten worden voorbereid en moeten worden geëvalueerd, waarbij zowel het product als het proces moet worden bezien.
Voorbereidingsvaardigheid
Als leidinggevende zul je veel met opdrachten geconfronteerd worden. Bij het ontvangen van een opdracht zijn vaak richtlijnen voor de uitvoering gegeven. Soms ontbreken deze richtlijnen. In sommige gevallen kan men op een hoger niveau niet volledig op de hoogte zijn van lokale omstandigheden en je dus geen richtlijnen geven. Je zult het dan zelf moeten doen.
Om systematisch de uitvoering van activiteiten voor te bereiden kun je de volgende stappen te doorlopen:
- Controleer of je de ontvangen opdracht begrijpt, stel zo nodig aanvullende
- Bepaal het (de) doel(en), leid de (deel)taken af.
- Bepaal hoeveel tijd er zit tussen het moment van ontvangen opdracht en het tijdstip dat de opdracht moet zijn uitgevoerd. Maak een tijdschema (tijdbalk) waarop je alle nu al bekende kritieke tijden aangeeft.
- Vraag je af welke informatie je nog nodig hebt en verzamel deze.
- Ontwikkel aan de hand van de beschikbare informatie één of meerdere
- Vergelijk de verschillende mogelijkheden voor wat betreft hun uitvoerbaarheid en de consequenties die daaraan verbonden
- Neem een besluit en maak vervolgens een activiteitenplan. Geef duidelijk aan; wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe (W5H).
- Verstrek de opdracht
- Afsluiten met tijdsein (GPS/systeemtijd)
- Daarna gelegenheid geven tot stellen van vragen ter verduidelijking, gevolgd door goed voorbereidde controlevragen.
Uitvoeringsvaardigheid
In de uitvoeringsfase moet de klus daadwerkelijk geklaard worden. Als leider ben jij verantwoordelijk voor het succesvol uitvoeren van de opdracht. In je voorbereiding heb je goed nagedacht over je plan en hoe je de teamleden hetbest kunt inzetten. Dat inzicht in wat je teamleden kunnen is nu erg belangrijk, het stelt je in staat effectiever leiding te geven. Door het voortdurend inschatten van de situatie en de juiste stijl van leidinggeven te gebruiken worden je teamleden gestimuleerd en gemotiveerd hun werk uit te voeren.
Dit is wat je tijdens de uitvoering van de taak/opdracht doet:
- Zorg dat je teamleden en materieel op de juiste wijze worden ingezet, zoals je dat bij de voorbereiding gepland hebt.
- Controleer of taken op de juiste wijze en in overeenstemming met het plan worden uitgevoerd, corrigeer zo nodig.
- Controleer of de tijdsplanning wordt gehanteerd.
- Stimuleer samenwerking binnen het team;
1. Zorg dat ieder de juiste informatie krijgt.
2.Zorg dat je zelf ook optimaal geïnformeerd blijft.
3. Bewaak onderlinge relaties en neem maatregelen indien noodzakelijk. - Grijp direct in wanneer de veiligheid niet in acht wordt genomen.
- Stuur zoveel mogelijk planmatig, direct bij, indien de situatie zich zodanig wijzigt (bijv. een noodsituatie) dat de uitvoering bijgesteld moet worden.
- Houd jouw leidinggevende op de hoogte.
Evaluatieve Vaardigheid
Door te evalueren kun je beoordelen hoe de opdracht is uitgevoerd. Daarop kun je zo nodig bijsturen om de volgende keer effectiever te werken. Het doel van evalueren is dus leren. Evalueren vindt niet alleen aan het einde vaneen opdracht plaats, maar voortdurend.
Bij evalueren:
- Beoordeel je de resultaten van je
- Kijk je welke eventuele storende factoren een rol hebben gespeeld.
- Trek je conclusies voor de werkwijze in soortgelijke situaties.
Productevaluatie
Evalueren doe je door aan te geven wat er is bereikt (resultaat) en vervolgens vast te stellen of je hebt bereikt wat je wilde bereiken. Kortom, je kijkt of het resultaat in overeenstemming is met wat je als doel had gesteld. Dit noemen we productevaluatie.
Procesevaluatie
Nadat je hebt vastgesteld of je het doel wel of niet bereikt hebt, ga je kijken hoe je dit gedaan hebt. Je kijkt daarbij naar het plan, de tijdsindeling, de besluitvorming, de gevolgde werkwijze, de reactie op wijzigingen, de omgang binnen het team, communicatie, de mate waarin bij alles het doel voor ogen is gehouden, enz. Dit noemen we procesevaluatie.
Samen nagaan wat er allemaal goed ging, is veel beter dan de mensen alleen maar op de fouten wijzen. Uiteraard moeten gemaakte fouten wel aan de orde komen. Het door de betrokkenen zelf laten ontdekken wat fout ging en hoe hetanders kan stimuleert leren, voorkomt irritatie en bevordert teamvorming.
Stappen tijdens de evaluatie
- Ga zo concreet en objectief mogelijk na wat je hebt waargenomen. Dus houdt het feitelijk en onthoud je van (waarde-)oordelen.
- Vergelijk jouw beschrijving met de opdracht en het plan.
- Beoordeel en verantwoord op grond van deze vergelijking het resultaat en de uitvoering van de opdracht.
- Stel samen met je team vast wat goed ging en wat beter had gekund. Benadruk positieve zaken.
- Trek samen met je team conclusies en maak afspraken i.v.m. toekomstige acties.
- Houd de evaluatie goed in de hand en sta niet toe dat wordt uitgeweid over zaken die er niet toe doen.
Reflectie
Een belangrijk ander aspect van evaluatie is reflectie. Waarom is reflectie zo belangrijk? Het proces van evalueren beperkt zich eigenlijk tot die zaken die buiten jou gebeuren. Reflectie richt zich op jezelf, daarbij onderzoek je in jouw eigen ijsberg wat jou in beweging brengt, maar ook wat jou tegenhoudt. Reflectie maakt je eigenaar van en daarmee verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling.
Je leert pas echt als je doorgrondt wat jou in beweging brengt om te leren.
Reflectie m.b.v. STARRT
STARRT is een methode die je kunt gebruiken om te reflecteren. In het kader van LTV richt reflectie zich op het vergroten van leiderschapseffectiviteit. Dat doe je door de relatie die je hebt met je omgeving te onderzoeken. Een soort helikopterview waarbij je even loskomt van de situatie. Dat is nodig om te kunnen leren. ‘Waarom gebeurt dit met je?’ ‘Wat kun je leren over jezelf?’ ‘Welke boodschap (lering) kun jij voor jezelf uit deze situatie halen?’ ‘Op welke manier kun je effectiever worden?
Communicatieve Vaardigheid
Ieder mens is anders (cultuur, eigenschappen, opvattingen, enz.), waardoor men iets wat jij zegt wel eens anders ervaart dan bedoeld was. Vaak gebeurt dit “anders ervaren” zonder dat men zich dat realiseert. Dat het grote gevolgen kan hebben is wel duidelijk. Om effectief te zijn als leidinggevende is het van belang dat ieder eenzelfde beeld heeft van wat er wordt bedoeld.
Communicatie regels
- Gebruik taal die je medewerkers ook begrijpen, door gebruik van o.a. eenvoudige, juiste bewoording, weinig vaktaal, korte zinnen.
- Geef, zo mogelijk, gelegenheid tot het stellen van vragen.
- Controleer door het stellen van vragen of iedereen begrijpt wat je hebt gezegd en of jij begrijpt wat de ander bedoelt.
- Let ook op non-verbale communicatie, controleer of je waarneming juist is.
- Draag er zorg voor dat meningen van jou en van anderen onderbouwd worden met argumenten.
- Draag er zorg voor dat men luistert naar de mening van iedereen.
- Betrek iedereen van je groep in het gesprek.
- Laat elkaar uitspreken.
- Ga in op wat de ander zegt. Zeg waarmee je het (on)eens bent en waarom. Ga positief om met kritische opmerkingen, ook al betreft het jezelf.
- Beperk de “ja…, maar”-reactie.
- Houd altijd het doel voor ogen. Laat je niet afleiden van “waar het om gaat”.
Feedback
Voor het stimuleren en corrigeren van gewenst gedrag, is het noodzakelijk dat de leiderfeedback op het door de teamleden vertoonde gedrag geeft. Feedback op gewenst gedrag ismeestal eenvoudig. Feedback op ongewenst gedrag is een stuk lastiger. Een effectieve manier om dat te doen is je feedback te structuren.
Sociale Vaardigheid
De stelregel: Behandel een ander zoals je zelf ook behandeld wil worden.
Als leider moet je met mensen omgaan die een grote diversiteit aan achtergronden hebben en zich daar veelal mee in overeenstemming gedragen. En toch moet je samen een hecht team (gaan) vormen om gezamenlijk het gestelde doel te bereiken. Dat is best een lastige klus.
Om dit effectief te kunnen doen moet je rekening houden met:
- De Sociale Aspecten van Leidinggeven, deze versterken de motivatie van je eigen (voordelen).
- De gedragscode, deze geeft aan wat gewenst gedrag is (norm).
- De vijf basisvaardigheden leidinggeven, deze bieden structuur en ondersteunen daarmee effectief leiderschap.
Ter ondersteuning van bovenstaande enige belangrijke spelregels:
- Ken je zelf, wees je bewust van je eigen (voor)oordelen.
- Draag zorg voor een veilig en plezierig leef-, leer- en
- Stimuleer gewenst en corrigeer ongewenst gedrag.
- Laat iedereen in zijn waarde, door elke bijdrage serieus te nemen.
- Kwets niemand bewust (kleineren, uitschelden), wees niet onbeheerst in je doen en laten. Blijf rustig, ook als anderen onbeheerst (tegen jou) zijn.
- Laat de ander allereerst zelf vertellen wat de voor- en nadelen waren/zijn van zijn doen en laten en vul dat daarna zo nodig aan, stimuleer reflectie.
- Wees bereid een ingenomen standpunt te wijzigen op grond van steekhoudende argumenten, pas zelfreflectie toe.
- Pas je leiderschapsstijl aan aan het ontwikkelniveau van je teamleden.
- Bepaal de norm van gewenst gedrag door zelf het voorbeeld te zijn.
- Inspireer je teamleden tot ontwikkeling door ze daar waar de situatie het toelaat: te betrekken, mee te denken en te praten, zelfstandig werken, zo mogelijk uitdagingen te bieden, enz.
- Benut de mogelijkheden om je teamleden te begeleiden/coachen.
- Toon belangstelling, zeker wanneer je merkt door gesprekken of observaties, dat er iets dwars zit.
- Houd rekening met groepseffecten en beïnvloed deze zo nodig.
- Toon waardering voor geleverde inspanningen.
Deel 1 lees je op deze pagina.